1. „Ein reibungsloser Informationsfluss ist die Voraussetzung für erfolgreiches Arbeiten in einem Unternehmen.“
Wie sieht der Informationsfluss in einem modernen Büro aus? Beschreiben Sie einzelne, aufeinanderfolgende Abschnitte dieses Prozesses. Finden Sie Beispiele für die einzelnen Schritte der Informationsverarbeitung.
2. a) Die Korrespondenz ist ein (schriftlicher) Informationsaustausch zwischen Menschen. Sie übermittelt Botschaften und persönliche Eindrücke.
2. b) Die Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens ist ein wesentlicher Kostenfaktor, der unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten mit möglichst geringem Aufwand zu betreiben ist. Standardvordrucke sind aus diesem Grund bevorzugt zu verwenden.
2. c) Ein schön gestalteter, ansprechend formulierter Geschäftsbrief ist ein wirkungsvolles Aushängeschild des Unternehmens.
2. d) Jedes Schriftstück kann in Streitfällen als Beweismittel dienen. Eine korrekte Geschäftskorrespondenz verlangt daher gründliche Sachkenntnisse und klare, eindeutige Ausdrucksweise.
2. e) Es kommt im kaufmännischen Schriftverkehr hauptsächlich auf die Sachbezüge an; die äußere Form ist nebensächlich, ja sogar störend, weil sie von der eigentlichen Sache ablenkt.
3. Eine E-Mail ist schnell geschrieben und noch schneller per Mausklick in die weite Welt verschickt. Das bringt Vorteile, birgt aber auch Risiken in sich. Nennen Sie jeweils drei Vorzüge der elektronischen Post und drei Nachteile im Sinne einer korrekten Geschäftskorrespondenz.
4. Schreiben Sie eine E-Mail an „Kaminiski“ zurück; versuchen Sie der Sache auf den Grund zu gehen. Schreiben Sie die E-Mail unter Berücksichtigung der allgemeinen Gestaltungsgrundsätze von DIN 5008.
5. Sie erhalten eine handschriftlich geschriebene Textvorlage, die Sie in einen einwandfreien Geschäftsbrief übernehmen sollen. Leider strotzt der Text voller Fehler. Diese müssen Sie natürlich korrigieren. Tun Sie es! Schreiben Sie den Brieftext im Original entsprechend der neuen deutschen Rechtschreibung und unter Berücksichtigung der Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung (DIN 5008). Sie dürfen gerne einen Rechtschreib-Duden zuhilfe nehmen.
6. a) die korrekte Einteilung eines Briefbogens DIN A4 (nach DIN 676) sowie
6. b) die in DIN 5008 festgelegten Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung.
7. Nehmen Sie bitte einen Standardbriefumschlag (ohne Fenster) zur Hand im Format DL. Teilen Sie die Aufschriftenseite ein in Freimachzone, Lesezone und Codierzone.
Beschriften Sie diesen Briefumschlag mit einem erdachten Absender (Sie können Ihren eigenen verwenden) und adressieren Sie ihn an Dipl.-Ing. Fritz Müller persönlich, Architekturbüro Planer, in der Seewiesenstr. 32, in 86169 Augsburg. Der Brief soll dem Empfänger persönlich ausgehändigt werden; Sie möchten gerne eine Bestätigung hierfür zurückerhalten.
8. Sie sind für die Postbearbeitung in einem kleineren Unternehmen zuständig. Die Urlaubszeit naht. Ihre Chefin bittet Sie, für einen Kollegen, der Sie während Ihres Urlaubs vertreten soll, eine Liste mit den Punkten zu erstellen, die bei der Bearbeitung eingehender wie ausgehender Post zu beachten sind. Schreiben Sie diese Liste; denken Sie dabei auch an die elektronische Post.
9. a) Eröffnungsbilanz von 2008, b) Bestellkopien von Juni 2010, c) Durchschläge eigener Anfragen ohne Angebotsfolge von März 2009, d) Auftragsbestätigungen aus dem Jahre 2011, e) Messeunterlagen und Berichte, Herbst 2010, f) Lieferscheine von August 2008, g) Geschäftsbericht von 2009, h) Werbeprospekte, Frühjahr 2011, i) Inventurverzeichnis 2010, j) Jahresabschluss vom 31.12.2009
10. a) Lieferscheine der Lieferanten, b) Personalunterlagen von Praktikanten, c) Warenzettel eigener Produkte/Artikel, d) Rechnungskopien Debitoren, e) Bürokataloge
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